Регламент из описания процесса

Старший менеджер рассказал, как отдел обрабатывает заявку. Это черновик: в регламент он попадёт после подтверждения владельцем процесса — руководителем отдела продаж.

• «Заявка приходит на почту отдела и строкой в таблицу заявок — не позже чем через 5 минут.
• Кто берёт — пишет в общий чат „взял“ и ставит своё имя в таблице.
• Клиенту отвечаем в течение рабочего дня.
• Стандартный размер 300 × 200 × 150 — считаем по прайсу сами. Другой размер — передаём технологу, он считает до двух рабочих дней.
• Дальше КП и счёт, оплата — по договору. Макет делает дизайнер за 1–2 рабочих дня, клиент согласует.
• С согласования макета — производство, 10 рабочих дней. Отгрузка — склад, транспортной компанией за счёт клиента».

В регламенте: цель, роли, шаги «кто — что — срок — результат», исключения, документы и вопросы владельцу — всё, чего в рассказе нет.

Три срока не путаем: заявка в почте и таблице — до 5 минут; ответ клиенту — в течение рабочего дня; расчёт нестандартного размера у технолога — до двух рабочих дней. Первый ответ клиенту — ещё не готовый расчёт.

Предложения улучшить процесс — отдельным блоком «на согласование», а не строками регламента.